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Nelle aziende si tende ad effettuare un gran numero di riunioni e incontri, discutendo anche in profondità argomenti non banali e prendendo spesso decisioni di una certa importanza.
Molte ore preziose vengono quindi utilizzate in infinite riunioni di ogni genere.

Succede poi però che la maggior parte delle volte (purtroppo quasi sempre, in alcune realtà) non ci sia un seguito e che le decisioni prese non vengano mai attuate. Tutte quelle ore in riunione diventano quindi tempo sprecato e si ha la sensazione di parlare sempre delle stesse cose senza mai risolvere i problemi oggetto di discussione.

Lo stesso avviene spesso negli incontri di natura commerciale.

Nella mia esperienza, ciò che ha cambiato radicalmente in meglio l’efficacia delle riunioni è la fase in cui si stabiliscono per iscritto i “prossimi passi”, identificando responsabilità e tempistiche. Un incontro o una riunione in cui non vengono stabiliti sono quasi sempre destinati a rimanere parole a vuoto, sia perché non viene definita una chiara direzione da intraprendere, né i partecipanti sanno alla fine cosa ci si aspetta da loro.

In particolare, il metodo che suggerisco di utilizzare è quello di prendere sistematicamente appunti della riunione e, per ogni punto discusso, mettere per iscritto i prossimi passi concordati in una tabella in fondo agli appunti, redarre un verbale di riunione (in realtà, può anche essere una semplice email riepilogativa o la sola tabella dei prossimi passi) e distribuirlo quanto prima ai partecipanti.

Personalmente, faccio la stessa cosa anche quando incontro i clienti, anche in fase di presentazione e trattativa, inviando per posta o per email il verbale riunione. Così facendo, ho sempre beneficiato di un’ottima immagine e di un’impressione di elevata efficienza.

La successiva riunione dovrà iniziare esaminando come prima cosa i prossimi passi stabiliti nella precedente riunione: quali sono e in che stato di avanzamento si trovano.

Fatemi sapere (anche usando i commenti del blog) come vi trovate con questo metodo e quali risultati ottenete.

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